Gérer le flux des Q&R en direct

Cet article fournit les meilleures pratiques et des conseils pratiques pour gérer le flux Q&R en temps réel lors d'une session AGA en direct — notamment pour gérer les pics de soumissions, coordonner avec le présentateur et clore la session Q&R.

Rester synchronisé avec la réunion

Votre outil le plus important est l'audio de la réunion. Écoutez le présentateur pour savoir quel sujet est discuté — cela vous aide à prioriser les questions pertinentes pour le point actuel de l'ordre du jour.

• Assurez-vous que votre audio n'est pas en sourdine dans la Salle de filtrage pour entendre la session principale.
• Quand la réunion passe à un nouveau point de l'ordre du jour, orientez votre attention vers les questions sur ce sujet.
• Communiquez avec les co-sélecteurs et l'organisateur via le clavardage de la Salle de filtrage si vous devez vous coordonner.

Gérer un volume élevé

Les grandes AGA peuvent recevoir des centaines de questions pendant un segment Q&R. Stratégies pour gérer le volume :

• Travaillez en parallèle — Si vous avez plusieurs sélecteurs, coordonnez-vous pour que chacun surveille une partie différente de la liste ou se concentre sur différents thèmes.
• Priorisez les questions avec votes — Si le vote pour les questions est activé, les questions avec beaucoup de votes représentent l'intérêt partagé le plus large.
• Repérez les thèmes — Parcourez rapidement pour identifier des groupes de questions similaires; sélectionnez la mieux formulée de chaque groupe à mettre en file.
• Ne mettez pas tout en file — La valeur du sélecteur est la curation. Une liste de 5 excellentes questions vaut mieux que 20 dans la file.

Contrôler le rythme pour le présentateur

En tant que sélecteur, vous contrôlez le rythme des Q&R pour le présentateur. Meilleures pratiques :

• Gardez 2 à 3 questions dans la file du présentateur à tout moment afin qu'il ait toujours quelque chose vers quoi passer.
• Ne surchargez pas la file — trop de questions peut être accablant.
• Si le présentateur prend plus de temps que prévu sur une question, attendez avant d'en ajouter d'autres.
• Écoutez les indications verbales de l'organisateur concernant le temps restant dans la session Q&R et ralentissez les ajouts en conséquence.

Communiquer avec le présentateur

Vous pouvez envoyer un message direct au présentateur depuis la Salle de filtrage en utilisant la fonctionnalité Conversations directes. Utilisez-la pour :

• L'alerter qu'une question particulièrement sensible arrive.
• L'informer du nombre de questions restantes dans la file.
• Le prévenir si un sujet génère beaucoup de questions.

Clore la session Q&R

L'organisateur décide quand fermer les soumissions de questions. Il va soit :

• Fermer les Q&R depuis la console de l'organisateur (aucune nouvelle soumission ne sera acceptée), ou
• Signaler via le clavardage de la Salle de filtrage qu'aucune autre question ne devrait être mise en file.

Lors de la clôture :

1. Arrêtez d'ajouter de nouvelles questions à la file du présentateur.
2. Permettez au présentateur de terminer avec les questions actuellement en file.
3. Toutes les questions approuvées mais non mises en file sont capturées dans la transcription Q&R post-réunion pour référence de l'organisateur.