Diffusion vocale

La diffusion vocale permet à Motion Meetings de livrer des annonces vocales préenregistrées ou en synthèse vocale à une liste téléphonique de participants à grande échelle. Elle est conçue pour les situations où rejoindre les participants par appel téléphonique est plus efficace que par courriel ou message texte — par exemple pour les membres qui peuvent avoir un accès limité à Internet ou qui sont plus susceptibles de répondre à un appel téléphonique.

Utilisations de la diffusion vocale

• Rappels de réunion — Appeler les participants à l'avance pour leur rappeler la date, l'heure de la réunion et la façon de se joindre.
• Alertes d'ouverture du vote — Aviser les participants par téléphone lorsqu'un vote est ouvert et attend leur participation.
• Annonces urgentes — Transmettre des avis urgents tels que des reports, des annulations ou des changements de lieu.
• Résumés après la réunion — Diffuser un résumé enregistré des résultats ou des prochaines étapes après la conclusion de la réunion.

Types de messages

Les diffusions vocales peuvent utiliser l'un des deux formats de messages suivants :

• Audio préenregistré — Téléversez un fichier MP3 ou WAV enregistré par un membre du personnel ou un professionnel de la voix. Recommandé pour les événements de haut niveau où le ton et la précision sont importants.
• Synthèse vocale (TTS) — Saisissez le texte du message et la plateforme le convertit automatiquement en audio parlé. Disponible en anglais et en français.

Messagerie vocale automatique

Lorsqu'un appel reste sans réponse ou atteint la messagerie vocale, la plateforme le détecte automatiquement grâce à la détection de répondeur automatique (AMD) et dépose le message préenregistré dans la boîte vocale. Cela garantit que les participants qui ne répondent pas reçoivent quand même la notification.

Configurer une diffusion vocale

1. Dans le Panneau d'administration de la plateforme, accédez à Organisations et sélectionnez l'organisation.
2. Confirmez que la diffusion vocale est activée dans les droits d'utilisation des fonctionnalités de l'organisation. Si ce n'est pas le cas, activez-la dans l'onglet Fonctionnalités.
3. Accédez à Communications > Diffusions vocales.
4. Cliquez sur Nouvelle diffusion vocale.
5. Sélectionnez la réunion à laquelle cette diffusion est associée.
6. Choisissez votre type de message :
   • Pour un audio préenregistré : téléversez votre fichier MP3 ou WAV (max 10 Mo, mono, 8 kHz ou plus).
   • Pour la synthèse vocale : saisissez le texte du message. Sélectionnez la langue (anglais ou français) et le style de voix.
7. Définissez l'heure d'envoi :
   • Planifié — Définissez une date et une heure exactes, ou un décalage relatif par rapport au début de la réunion.
   • Immédiat — Lancer la diffusion maintenant.
8. Sélectionnez la liste de destinataires : tous les participants ayant un numéro de téléphone, les participants par téléphone uniquement, ou un sous-ensemble filtré.
9. Définissez la plage d'heures d'appel (ex. : 8 h 00 – 21 h 00 heure locale) pour éviter les appels en dehors des heures acceptables.
10. Cliquez sur Planifier ou Démarrer la diffusion.

Surveiller une diffusion en cours

Pendant qu'une diffusion est en cours, le tableau de bord en temps réel dans Communications > Diffusions vocales affiche :

• Appels composés — Nombre total de numéros appelés jusqu'à présent.
• Répondus — Appels pris par une personne en direct.
• Dépôts en messagerie vocale — Messages laissés en messagerie vocale.
• Sans réponse / occupé — Numéros qui n'ont pas été connectés.
• Échoués — Numéros qui n'ont pas pu être composés (invalides, déconnectés).

Vous pouvez mettre en pause ou interrompre la diffusion à tout moment en cliquant sur Pause ou Arrêter la diffusion.

Consulter le rapport de diffusion

Une fois la diffusion terminée, un rapport de livraison complet est disponible avec les résultats par numéro. Le rapport peut être exporté en fichier CSV pour archivage.