Appels sortants automatisés

Les appels sortants automatisés permettent à Motion Meetings de composer automatiquement une liste téléphonique de participants et de connecter les appels répondus directement à la réunion en direct en tant que participants téléphoniques. Plutôt que d'obliger les participants à composer eux-mêmes, la plateforme les appelle — ce qui augmente considérablement les taux de participation téléphonique pour les événements à grande échelle tels que les assemblées syndicales, les consultations gouvernementales et les AGA avec des milliers de membres.

Fonctionnement des appels sortants automatisés

Lorsqu'un appel sortant est lancé, la plateforme compose les participants de la liste téléphonique à un rythme configurable. Lorsqu'un appel est répondu par une personne en direct, le participant est immédiatement connecté à l'audio de la réunion. Il peut écouter la réunion et voter via le clavier de son téléphone.

Les appels qui atteignent la messagerie vocale sont détectés par la détection de répondeur automatique (AMD) et raccrochent silencieusement ou déposent un bref message de notification, selon la configuration. Cela empêche les boîtes vocales d'être comptées comme des participants connectés.

Identification de l'appelant et configuration du numéro de téléphone

Les participants voient le numéro de téléphone enregistré de l'organisation et le CNAM (nom d'identification de l'appelant) lorsqu'ils reçoivent l'appel sortant. Un nom d'identification de l'appelant reconnaissable (ex. : « Syndicat ACME » ou « Ville d'Oakdale ») est essentiel pour des taux de réponse élevés.

Avant de lancer un appel sortant, confirmez les éléments suivants dans les paramètres de l'organisation :

• Un numéro à accès direct (DID) est provisionné pour l'organisation.
• L'enregistrement CNAM est complet (permet au nom de l'organisation d'apparaître sur les écrans des destinataires d'appel).

Ces deux éléments sont configurés sous Organisations > [Nom de l'organisation] > Numéros de téléphone dans le Panneau d'administration de la plateforme.

Configurer un appel sortant automatisé

1. Dans le Panneau d'administration de la plateforme, accédez à Organisations et sélectionnez l'organisation.
2. Confirmez que les appels sortants automatisés sont activés dans les droits d'utilisation des fonctionnalités de l'organisation. Si ce n'est pas le cas, activez Appels sortants dans l'onglet Fonctionnalités.
3. Accédez à Événements en direct et ouvrez la réunion pour laquelle vous souhaitez lancer l'appel sortant.
4. Cliquez sur Nouvel appel sortant.
5. Définissez le rythme de composition — le nombre d'appels sortants simultanés que le système maintiendra (ex. : 50 appels simultanés). Des valeurs plus élevées atteignent les participants plus rapidement, mais nécessitent une capacité de transporteur suffisante.
6. Définissez les tentatives de rappel — combien de fois recomposer les numéros qui n'ont pas répondu (recommandé : 1–2 tentatives, avec un minimum de 10 minutes entre les tentatives).
7. Configurez le comportement AMD :
   • Raccrochage silencieux — Raccrocher sans laisser de message lorsque la messagerie vocale est détectée.
   • Laisser un message — Déposer un message de notification préenregistré dans la boîte vocale.
8. Sélectionnez la liste de destinataires. Elle est automatiquement remplie à partir de la liste des participants de la réunion (participants téléphoniques uniquement). Vous pouvez filtrer davantage par groupe si nécessaire.
9. Définissez l'heure de début :
   • Planifié — Démarrer à une heure spécifique, généralement 15–30 minutes avant le début de la réunion pour que les participants soient connectés et prêts.
   • Démarrage manuel — Lancer l'appel sortant manuellement depuis le tableau de bord Événements en direct quand vous êtes prêt.
10. Cliquez sur Enregistrer l'appel sortant.

Lancer et surveiller un appel sortant en direct

Une fois un appel sortant lancé, le panneau Appels sortants actifs dans Événements en direct affiche un tableau de bord en temps réel :

• En cours de composition — Numéros actuellement appelés.
• Connectés — Participants activement en communication et dans la réunion.
• Messagerie vocale — Appels où l'AMD a détecté une boîte vocale.
• Sans réponse — Appels qui ont sonné sans réponse.
• Rappels reçus — Participants qui ont rappelé sur le numéro de l'organisation après avoir manqué l'appel sortant.
• Échoués — Numéros qui n'ont pas pu être composés (invalides, rejetés par le transporteur).

Vous pouvez mettre en pause l'appel sortant à tout moment (ex. : en attendant que le quorum se stabilise) et le reprendre quand vous êtes prêt. Vous pouvez également interrompre complètement l'appel sortant, ce qui arrête toute composition ultérieure mais ne déconnecte pas les participants déjà connectés.

Rappels entrants

Les participants qui manquent l'appel sortant mais qui rappellent sur le numéro publié de l'organisation sont automatiquement connectés à la réunion si l'appel sortant est toujours actif. Le compteur Rappels reçus suit ces participants séparément des participants directement connectés.

Rapport d'appel sortant

Après la fin de l'appel sortant, un rapport détaillé est disponible indiquant :

• Le résultat par numéro (connecté, messagerie vocale, sans réponse, échoué).
• La durée de connexion pour chaque participant (utile pour la validation du quorum).
• L'historique des tentatives pour les numéros ayant nécessité plusieurs essais.

Le rapport peut être exporté en CSV et est également inclus dans le Rapport de présence post-réunion disponible pour les organisateurs.